Відверто: скільки разів ви закривали очі на помилки бухгалтера, бо «ну, такий він» або «та це не так страшно»? А між тим ці помилки можуть коштувати бізнесу дуже дорого — від штрафів до блокування рахунків.
Бухгалтерія — це не просто папери й цифри. Це основа вашого бізнесу. І якщо бухгалтер починає «хромати» — це перший дзвінок, що щось не так. Часом проблеми не видно відразу, але вони наздоганяють у найнеочікуваніший момент.
Тож, якщо ви помічаєте, що щось іде не так, не відкладайте це на потім. У цій статті розкажемо про п’ять ознак, які точно не можна ігнорувати.
Ознака 1: Постійні помилки в роботі бухгалтера
З бухгалтерією, як з технікою: якщо раз помилився — можна пробачити, але коли це стає системою — буде біда.
Помилки в документах, звітах, нарахуваннях — усе це не просто “дрібниці”. Це штрафи, зіпсована репутація, перевірки. І найгірше — часто власник дізнається про проблему вже постфактум, коли її треба не виправляти, а “гасити пожежу”.
Як це виглядає на практиці:
Податкова декларація з помилкою — наче нічого страшного, але Фіскальна служба вже виставила штраф і нарахувала пеню. Пояснення типу “не помітив” уже нікому не цікаві.
Плутанина в документах — акти чи авансові звіти оформлені “як-небудь”. Контрагенти відмовляються їх приймати — а значить, гроші зависають.
Невірна зарплата — хтось не отримав премію, хтось переплату. У колективі зростає напруга, керівник змушений “гасити” незадоволення, хоча це зовсім не його завдання.
Що з цим робити?
Якщо такі помилки трапляються раз — це привід уважніше подивитись. Але якщо два, три, п’ять — це вже не випадковість, а система. І її треба міняти.
❗ Важливо: перед тим як приймати кадрові рішення, зафіксуйте всі проблеми документально. Це потрібно для безпечного розставання, якщо до цього дійде.
Як ми працюємо, щоб уникнути таких помилок
У нас над кожним клієнтом працює команда: один бухгалтер готує документи, інший — перевіряє.
Ми використовуємо автоматизовані сервіси, щоб виявляти помилки до того, як вони потраплять у звітність.
А ще — страхуємо наших клієнтів від штрафів на суму до 100 млн гривень.
Тобто ви отримуєте не просто бухгалтера, а цілу систему, яка захищає ваш бізнес.
До речі, якщо хочете перевірити, чи все в порядку у вас — можемо провести аудит.
Ознака 2: Проблеми з дисципліною бухгалтера
Бухгалтер — це не просто “офісний співробітник”. Це людина, яка має доступ до фінансів компанії, до зарплат, податкових звітів, банківських операцій. І коли така людина починає “забивати” на правила — це вже не дрібниця.
Що може піти не так?
Прогули у критичні дні — звітність треба здавати сьогодні, а бухгалтера немає. Телефон не бере. Ви не знаєте, що здавати і куди бігти. Потім штраф. Потім ще один.
Розголошення даних — іноді бухгалтери “випадково” розказують комусь, скільки ви заробили, кому яка зарплата. Це дуже підриває довіру в команді.
Сумнівні операції — у нас був кейс, коли бухгалтер проводила фіктивні платежі через підставні компанії. Власник дізнався лише тоді, коли банк заблокував рахунки.
Що робити?
Якщо такі речі трапляються — мовчати не можна.
Починайте з внутрішнього розслідування. Фіксуйте факти документально: коли не зʼявився, що не зробив, кому що сказав.
Якщо мова йде про шахрайство чи розголошення даних — це вже привід звернутись до юристів або навіть правоохоронців.
Як ми працюємо, щоб таких ситуацій не було
У нас жорсткий контроль доступів і розподіл обов’язків. Ніхто не має одноосібного контролю над фінансами — кожен крок фіксується в системі.
Ми працюємо так, щоб:
• звітність не залежала від “однієї людини”;
• ви завжди знали, хто і що робить;
• конфіденційність була захищена на кожному етапі.
Один наш клієнт звернувся саме з такою проблемою — бухгалтер систематично зникав у дні подачі звітності, а потім зʼясувалося, що він “забував” провести платежі. Ми швидко підхопили облік, навели лад і відновили контроль.
Ознака 3: Бухгалтер “не дотягує” — не знає, не вміє, не розуміє
Світ змінюється. Закони змінюються. Програми оновлюються. А бухгалтер, який не розвивається — стає реальною загрозою для бізнесу.
Як це проявляється?
Не може працювати в сучасних програмах.
Нам траплялись випадки, коли бухгалтер роздруковує все “на ручку”, бо не вміє користуватись 1С чи Excel. Або взагалі веде все у зошиті. Це не просто незручно — це загроза помилок, затримок і штрафів.
Не слідкує за змінами в законодавстві.
Наприклад, податкова звітність змінилась, а ваш бухгалтер про це дізнається… від податкової. Через штраф.
Не вміє працювати зі складними схемами.
Компанія починає працювати з імпортом чи експортує товари — а бухгалтер навіть не знає, які документи потрібні. Або не вміє оформити валютні операції. І все “висить”.
Що з цим робити?
Якщо ви бачите, що бухгалтер постійно не встигає за змінами і не прагне вчитись — час замислитись.
Можна почати з внутрішнього тесту або оцінки знань, але якщо немає прогресу — доведеться розлучатись.
Що отримаєте з нами:
• команда, яка працює з усіма сучасними програмами (1С, МойСклад, Контур, Диадок тощо);
• бухгалтерів, які в темі — від податкової оптимізації до ЗЕД;
• ніяких “ой, не встиг”, бо всі процеси проходять подвійний контроль.
Ознака 4: Ви більше не довіряєте своєму бухгалтеру
Коли ви починаєте сумніватися, чи все бухгалтер робить правильно, чи не приховує чогось, чи не «грається» з цифрами — це серйозний дзвіночок. Бухгалтер — це не просто людина з калькулятором, це людина, яка бачить усе, що відбувається з грошима в компанії. Якщо довіри немає — далі працювати неможливо.
Як це може проявлятись?
Халатність.
Бухгалтер залишає важливі документи на столі, не паролить комп’ютер, може віддати папку з зарплатами будь-кому «по знайомству». Ваша інформація не захищена.
Підозрілі дії.
Знаходите дивні платежі або незрозумілі списання з рахунку. Запитуєте — а відповіді розмиті. Начебто й документи є, але щось не сходиться.
Ігнор.
Запитуєте, яка ситуація по податках чи заборгованостях, а вам “потім скажу”, “не зараз”, або просто мовчання. Ви керівник, але вас тримають “в тіні”.
Що з цим робити?
Якщо сумніви з’явились — дійте швидко. Попросіть пояснення, проведіть внутрішню перевірку. Якщо є реальні підозри — фіксуйте документи, дії, розмови. Це допоможе, якщо справа дійде до звільнення чи навіть суду.
Як ми вирішуємо цю проблему
У нас усе побудовано на прозорості. Ваш облік ніколи не веде одна людина «наосліп»:
• кожну операцію перевіряє 2–3 фахівці;
• усі дії фіксуються в системі, і клієнт бачить усе в особистому кабінеті;
• звіти — за графіком, консультації — щодня.
Ознака 5: Зниження мотивації і відмова від складних завдань
Іноді буває так, що бухгалтер раптом починає «відсиджуватися» на роботі, перестає братися за нові проєкти або робить свою роботу гірше, ніж раніше. Це не завжди свідоме бажання, часто це ознака вигорання, проблем у житті або просто відсутність інтересу до роботи.
Як це проявляється?
Погіршення якості роботи.
Наприклад, звіти починають здаватися із запізненням, а раніше помилок не було, а тепер вони стають частішими.
Відмова від нових завдань.
Ви впроваджуєте нову систему обліку або хочете розширити бізнес-процеси, а бухгалтер каже: «Це не моє», або просто уникає участі.
Часті відсутності.
Постійні лікарняні, відпустки без явної потреби — це може бути сигналом, що людина вже не хоче чи не може ефективно працювати.
Що робити?
Спочатку варто поговорити — можливо, у співробітника проблеми, які можна вирішити: запропонувати навчання, консультації, підтримку. Але якщо зміни не відбуваються, і ситуація не покращується — варто серйозно задуматися про заміну.
Якщо ви помітили у вашому бухгалтері кілька з цих ознак і вже задумалися, що щось не так — не відкладайте рішення. Ось що ми радимо зробити:
• Проведіть ретельну перевірку бухгалтерської роботи.
• Зафіксуйте всі недоліки та проблеми письмово.
• Подумайте про заміну бухгалтера або про те, щоб передати облік професіоналам.
Саме тут ми можемо стати у пригоді. Передавши бухгалтерію на аутсорсинг у ІТ Тех Консалтинг , ви отримаєте команду досвідчених бухгалтерів і кол-центр підтримки, які постійно контролюють усі процеси. Ми допомагаємо уникнути помилок, штрафів і зайвих ризиків, а також забезпечуємо повну прозорість та захист ваших фінансів.
Залиште заявку — ми проведемо аудит вашого обліку і підкажемо, як зробити бухгалтерію надійною.
Чи не час сказати «стоп»? 5 сигналів, що час змінити бухгалтера, поки не пізно